Ātri un droši ievadiet datus programmā Excel

Mums, iespējams, nav jāsaka, ka programmā Excel varat viegli kartēt lielu skaitļu un citu datu daudzumu. Bet vai zinājāt, ka varat arī daudz vienkāršot šo datu ievadīšanu? Viss, kas jums jādara, ir "izveidot" ievades formu.

Padoms 01: Kāpēc?

Kāpēc jūs izveidotu ievades veidlapu, ja datus varat vienkārši ierakstīt tieši programmā Excel? Tiesa, Excel šim nolūkam ir labi piemērots, taču, ja esat strādājis ar programmu vairāk nekā vienu reizi, jūs atradīsit arī to, ka dažreiz nav īpaši praktiski vispirms noklikšķināt uz šūnām, nejauši noklikšķināt uz nepareizās šūnas utt. ieslēgts. Dažkārt var būt grūti atrast datus lielā Excel dokumentā. Aizpildīšanas veidlapa var padarīt visas šīs lietas daudz efektīvākas. Ievadīšana notiek daudz ātrāk, jūs varat būt pārliecināti, ka visu aizpildāt vienādi, nekad neaizmirstat lauku un varat arī ļoti viegli meklēt ievadītos datus. Tātad sāciet!

Padoms 02: poga Pievienot

Lai arī šāda forma ir parocīga, Excel pēc noklusējuma šo opciju vispār nerāda. Tāpēc, lai varētu to izmantot, vispirms mums būs jāpievieno poga ātrās piekļuves rīkjoslai (rīkjosla pašā augšpusē, cita starpā izmantojot opciju Automātiskā saglabāšana). Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras pogas šajā izvēlnē un pēc tam noklikšķiniet uz Pielāgojiet ātrās piekļuves rīkjoslu. Pēc noklusējuma jūs redzat zemāk Izvēlieties uzdevumus, opcija Populāri uzdevumi atlasīts. Noklikšķiniet uz šīs nolaižamās izvēlnes un pēc tam noklikšķiniet uz Visi uzdevumi. Tagad ritiniet, līdz redzat opciju Veidlapa un pēc tam noklikšķiniet Pievienot un beidzot tālāk labi. Ātrās piekļuves rīkjoslā tagad ir pievienota poga, ar kuru varat izmantot veidlapu.

Pārliecinieties, ka programma Excel zina, ko darīt ar jūsu vērtībām

Padoms 03: Sakārtojiet tabulu

Varat izmantot veidlapu, lai ērti ievadītu informāciju savā Excel dokumentā. Bet, protams, Excel nevar nolasīt jūsu domas, un patiesībā nav ne jausmas, kas tieši jāiekļauj formā. Par laimi, jums nav jāprot programmēt, lai tas notiktu; viss, kas jums jādara, ir norādīt, no kādas informācijas sastāvēs jūsu tabula / dokuments. Pieņemsim, ka mēs esam asociācijas vadītājs (futbols, teātris, deja, jūs to nosaucat), un mums tikko bija veiksmīga pastaigu diena, kurā vairāk nekā 200 cilvēku aizpildīja reģistrācijas veidlapu. Mēs vēlamies ieviest šīs formas pēc iespējas efektīvāk. Tātad tas ir tas, ko mēs darīsim ar (digitālo) veidlapu programmā Excel. Lai to izdarītu, vispirms mums jānorāda šī datu tabula. Mūsu gadījumā tas ir: vārds, uzvārds, dzimšanas datums, tālruņa numurs, e-pasta adrese un vēlamais sākuma datums. Protams, šie virsraksti var būt jebkas, ko jūs varat iedomāties, tas ir tikai mūsu piemērs.

Padoms 04: šūnu īpašības

Svarīgs nākamais solis ir šūnu īpašību noteikšana. Jūs varat izmantot veidlapu, kuru mēs gatavojamies izveidot, to nenosakot, taču, ja vēlaties, lai ievadītie dati tiktu parādīti pareizi, ir svarīgi, lai jūs Excel norādītu, kādus datus ievadāt. Mūsu gadījumā mēs izvēlamies kolonnu Vārds un Uzvārds un ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Šūnu īpašības. Tad mēs izvēlamies Teksts, jo mums šeit ir darīšana ar vienkāršu tekstu. Tad mēs darām to pašu kolonnai Dzimšanas datums bet tur mēs izvēlamies īpašumu Datums. Tādā veidā mēs darījām Excel zināmu tieši to, kurš saturs būs kādā slejā. Starp citu, tas, ko mēs šajā rakstā saucam par kolonnu, protams, tikpat labi var būt arī rinda, jo galvenes varat ievietot arī pirmajā kolonnā pirmās rindas vietā, neatkarīgi no tā, ko vēlaties.

Visbeidzot, mēs piešķiram tabulai oficiālu tabulas izkārtojumu, mēs to darām, atlasot kolonnas (vai rindas) un pēc tam noklikšķinot Sākt un tad tālāk Formatēt kā tabulu zem virsraksta Stili. Protams, jūs varat pilnībā noteikt izvēlēto formātu.

05. padoms: izveidojiet veidlapu

Excel tagad precīzi zina, no kuriem elementiem sastāv mūsu tabula un kā tai jāveido šis saturs. Tas tagad ir bērnišķīgi viegli sākt veidot mūsu veidlapu. Vismaz paveiciet, tas ir pogas nospiešanas jautājums. Atlasiet visas tikko izveidotās virsraksti un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Veidlapa ko pats esat pievienojis rīkjoslai Ātra piekļuve. Ja izlaidāt formatēšanas soli 4. padomā (galu galā mēs teicām, ka tas ir iespējams un atļauts), parādās kaut kas, kas izskatās kā kļūdas ziņojums, bet patiesībā programma vienkārši piedāvā dažus padomus un iespējas. klikšķiniet uz labi. Ja šūnām esat pievienojis tabulas formātu, Excel precīzi zinās, ko jūs no tā sagaidāt, un šis ziņojums netiks parādīts. Tagad parādīsies neliela izvēlne, un jūs redzēsiet, ka šīs izvēlnes ievades lauki atbilst virsrakstiem, kurus esat izveidojis savai tabulai. Neuztraucieties, ja galvenē esat pieļāvis drukas kļūdu: to varat viegli pielāgot, pēc tam jūsu izmaiņas nekavējoties tiks atspoguļotas jūsu veidlapā.

Padoms 06: Aizpildiet veidlapu

Tagad jūs dažu sekunžu laikā pamanīsit, kāpēc Excel dokumenta aizpildīšana, izmantojot veidlapu, ir tik daudz ērtāka. Blakus ievadītajām galvenēm logā redzēsiet ievades lauku. Tajā varat ievadīt faktiskos datus. Kad atrodaties laukā un esat ievadījis vajadzīgo vērtību, nospiediet taustiņu Tab, lai ātri pārietu uz nākamo lauku. Nospiežot taustiņu Enter, saturs tiek faktiski pievienots veidlapai. Tādā veidā jūs varat ievadīt savus datus patiešām ātri, neuztraucoties par nejaušu nepareizas šūnas pārrakstīšanu. Ja vēlaties vēl ātrāk pārvietoties starp laukiem (piemēram, ja ne vienmēr vēlaties aizpildīt visus laukus), varat arī pāriet, izmantojot taustiņu Alt. Zem galvenēm zem konkrētiem burtiem būs redzamas domuzīmes: nospiežot šo burtu kombinācijā ar Alt taustiņu, kursors pāriet tieši uz atbilstošo lauku.

Jūs pat varat ģenerēt kļūdas nepareizu ierakstu gadījumā

07. padoms: meklējiet datus

Katru reizi, nospiežot Enter, laukos ievadītā informācija tiks pievienota jūsu Excel lapai. Tomēr veidlapas logs ir noderīgs ne tikai datu ievadīšanai, bet arī ļoti atvieglo datu meklēšanu. Noklikšķinot uz veidlapas loga Meklēt iepriekšējo vai Atrast nākamo, tad jūs varat viegli ritināt Excel dokumenta vērtības. Tomēr, ja meklējat noteiktu vērtību kopu, noklikšķiniet uz pogas Kritēriji un vienkārši ievadiet kritērijus, kurus vēlaties meklēt (piemēram, visas rindas ar noteiktu dzimšanas datumu). Kad jūs tagad esat Meklēt iepriekšējo vai Atrast nākamo tiks parādītas tikai tās vērtības, kas atbilst jūsu ievadītajiem kritērijiem. Jums vajadzētu zināt, ka meklētos datus pēc tam var ļoti viegli mainīt. Pieņemsim, ka esat atradis ierakstu un virs tā ierakstāt kaut ko citu, šis teksts tiks aizstāts jūsu Excel lapā, tiklīdz nospiedīsit Enter. Tāpēc esiet piesardzīgs. Datus var arī izdzēst, vienkārši noklikšķinot noņemt kad esat atradis noteiktu ierakstu.

8. padoms: ierobežojiet datumu

Pieņemsim, ka jūs aizpildāt šīs 200 veidlapas un atkal, ka ir noteikts datumu diapazons, kurā nodarbības / aktivitātes nevar sākt. Ja jūs domājat tagad: es to atcerēšos, bet, lūdzu, ņemiet vērā, ka sākuma datums neietilpst šajā diapazonā, tad jūs bieži būsiet vīlušies: lielākā daļa cilvēku ir zvaigzne, pārvērtējot savu atmiņu un uzmanību. Daudz ērtāk ir, ja programma Excel norāda, ka noteikts datumu diapazons nav atļauts! Jūs to darāt, izmantojot datu validāciju. Vienkārši aizveriet veidlapu un atlasiet visu kolonnu Vēlamais sākuma datums. Tagad pieņemsim, ka nav iespējams sākt no 2019. gada 1. marta līdz 2019. gada 16. martam. Tagad noklikšķiniet uz lentes dati pie kausa Rīki datiem ieslēgts Datu validācija. Uznirstošajā logā noklikšķiniet uz zemāk esošās nolaižamās izvēlnes Atļaut ieslēgts Datums. Izvēlieties zem Dots priekšā Ne pa vidu un pēc tam aizpildiet 1-3-2019 zem Sākuma datums un 16.03.2019 Beigu datums. Pēc tam cilnē noklikšķiniet (joprojām uznirstošajā logā) Kļūdas ziņojums un aizpildiet zemāk Kļūdas ziņojums ievadiet iemeslu, kāpēc šis datums nav atļauts, piemēram: “Datums nav atļauts, treneris atvaļinājumā”. Tagad, mēģinot ievadīt datumu diapazonā "aizliegts", tiks parādīts ievadītais kļūdas ziņojums.

Padoms 09: Iepriekšēja aizpildīšana

Šeit pieminētajā piemērā visi lauki tiek aizpildīti, izmantojot veidlapu. Bet ir arī iespējams, ka vēlaties ievadīt noklusējuma vērtību konkrētai kolonnai. Piemēram: vēlamajam sākuma datumam vienmēr jābūt 2019. gada 1. maijam. Pieņemsim, ka tukša Excel lapa ir aizpildīta tikai tabulas galvenēs. (Mūsu gadījumā) šūnā F2 (tātad zemāk Vēlamais sākuma datums) formulu joslā ievadām šādu formulu: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). Patiesībā šeit teikts: tiklīdz kaut kas ir ievadīts šūnā A2, šūnā, kurā ir šī formula (F2), ievietojiet vērtību 5/1/2019. Tagad noklikšķiniet uz šūnas un velciet mazo zaļo kvadrātu apakšējā labajā stūrī diezgan daudz uz leju (tajā pašā kolonnā), lai formulu izmantotu pārējām šīs kolonnas šūnām. Ja tagad ievadīsit datus savā veidlapā, redzēsit šo lauku Vēlamais sākuma datums vairs nevar aizpildīt. Tas nozīmē, ka šeit standarta statusā tiek ievadīts 1-5-2019.

10. padoms. Informācija par nosacījumiem

Interesanta lieta par triku, ko mēs izdarījām 9. padomā, ir tas, ka jūs varat to izmantot arī, lai izmantotu nosacītus datus. Piemēram, pieņemsim, ka jauni dalībnieki, kas dzimuši pirms 1995. gada, pievienojas noteiktai grupai, kuras sākuma datums ir 1. maijs, bet dalībnieki, kas dzimuši 1995. gadā vai vēlāk, pievienojas grupai, kuras sākuma datums ir 1. jūnijs. Vienkāršības labad mainīsim dzimšanas datuma lauku uz dzimšanas gadu (to var arī ekstrapolēt no visa datuma, bet tas ir daudz sarežģītāk). Pielāgojiet šīs kolonnas šūnu rekvizītus un izvēlieties Skaits datuma vietā.

Šūnā F2 (vēlamais sākuma datums) mēs tagad ievadām šādu formulu = IF (C2> 1994, "6/1/2019", "5/1/2019"). Vēlreiz apkopojot: šeit teikts, ka, ja C2 (dzimšanas gads) ir gads, kas ir lielāks par 1994. gadu (t.i., 1995. gadu un augstāku), tad F2 ir jānorāda datums 1. jūnijs, un visos pārējos gadījumos tam jābūt 1. jūnijam. . Tādā veidā jūs patiešām varat ietaupīt daudz darba.