13 padomi darblapu organizēšanai programmā Excel

Excel darblapā var būt tūkstošiem kolonnu un vairāk nekā miljons rindu. Šī priekšrocība ir arī trūkums, jo, ja vienā darblapā apvienojat daudz datu, tas ātri kļūst par mulsinošu putru. Visu veidu datu, formulu un diagrammu apstrādei labāk izmantot atsevišķas darblapas vienā failā.

Padoms 01: Nosaukšana

Katra Excel darbgrāmata sastāv no vienas vai vairākām darblapām. Strādājot ar lielu datu apjomu, vislabāk tos glabāt vienas darbgrāmatas dažādās darblapās. Tādā veidā jūs glabājat visus datus kopā, kamēr dažādās datu grupas joprojām ir skaidri sadalītas. Ja izveidojat vairākas darblapas, Excel tās numurēs šādi: 1. lapa, 2. lapa, 3. lapa ... ... Bet, lai tās varētu labāk pārvaldīt, ir saprātīgāk piešķirt tām atšķirīgu nosaukumu. Tie var būt gadi, pilsētas vai mēneši, ja vien nosaukums norāda, kas tieši atrodas darblapā. Paturiet prātā, ka katrai darblapai jābūt unikālam nosaukumam. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lapas cilnes, kuru vēlaties pārdēvēt, un atlasiet Pārdēvēšana. Ierakstiet vajadzīgo vārdu un pēc tam noklikšķiniet uz jebkuras vietas ārpus darblapas. Varat arī veikt dubultklikšķi uz lapas cilnes, lai to pārdēvētu.

Rādīt lapu cilnes

Ja no kāda esat saņēmis Excel failu, bet darblapas cilnes neredzat, opcija ir Rādīt lapu cilnes visticamāk, ir atspējots šim dokumentam. Iet uz File / Options / Advanced. Pārbaudiet zem Parādīt šīs darbgrāmatas opcijas vai izvēles rūtiņu blakus Rādīt lapu cilnes ir iespējots.

Tas nav tik vienkārši, kā darblapas pārvietošana vienā darbgrāmatā

Padoms 02: Ievietojiet lapu

Blakus darblapu cilnēm atradīsit pogu ar plusa zīmi. Šī ir poga, lai izveidotu jaunu darblapu. Varat arī pāriet uz lentes cilni Sākt iet. Tur jūs izvēlaties grupā Šūnas uzdevumu Ievietot / ievietot lapu. Lai izdzēstu darblapu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz cilnes lapa un izvēlieties noņemt. Vai arī jūs atkal dodaties uz cilni Sākt kur tu Dzēst / dzēst lapu atlasiet.

Pieņemsim, ka jums jau ir četras darblapas un vēlaties tām pievienot vēl trīs jaunas darblapas, ātrākais veids, kā to izdarīt, ir nospiest taustiņu Shift un darblapas apakšdaļā atlasīt nepieciešamo esošo lapu cilņu skaitu. Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītajām lapu cilnēm un izvēlieties Ievietojiet. Excel pievienos atlasīto darblapu skaitu uzreiz.

03. padoms: kopējiet darblapas

Maz ir tik vienkārši, kā pārvietot darbvirsmu. Noklikšķiniet ar lapas cilni ar peli un velciet lapas ikonu vēlamajā vietā lapu cilņu rindā. Varat arī kopēt darblapu. Lai to izdarītu, nospiediet Ctrl un pēc tam velciet lapas cilni pareizajā vietā lapu cilņu rindā. Lapu ikonā parādīsies plusa zīme. Pirms taustiņa Ctrl atlaišanas atlaidiet peles pogu, lai Excel šajā vietā ievietotu atlasītās darblapas kopiju. Excel MacOS versijā, lai izveidotu darblapas kopiju, Ctrl taustiņa vietā jāizmanto Alt taustiņš.

Padoms 04: uz citu darbgrāmatu

Mēs līdz šim esam runājuši par darblapu pārvietošanu un kopēšanu vienā darbgrāmatā. Bet jūs varat arī pārvietot darblapu uz citu darbgrāmatu. Pārliecinieties, vai abas darbgrāmatas ir atvērtas. Skaidrības labad mēs nosauksim darbgrāmatu, no kuras mēs vēlamies kopēt darblapu WorkbookSource.xlsx. Mēs saucam darbgrāmatu, kurā vēlamies ielīmēt darblapu WorkbookTarget.xlsx. Darbgrāmatā Source.xlsx ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lapas cilnes, kuru vēlaties kopēt, un izvēlieties komandu Pārvietot vai kopēt. Tiks atvērts neliels logs, kurā lodziņā To mape varat atlasīt opciju WorkbookTarget.xlsx atlasiet. zemāk Titullapa jūs nosakāt, kurā pozīcijā šī darblapa jānovieto. Apakšā varat norādīt, vai programmai Excel vajadzētu izveidot atlasītās darblapas kopiju. Ja jūs to nepārbaudīsit, Excel nekopēs darblapu, bet pārvietos to no vienas mapes uz citu.

Vienkārši pārbaudiet

Pārvietojot darblapu uz citu darbgrāmatu, pievērsiet uzmanību visām formulām, kas attiecas uz pašreizējās darbgrāmatas šūnām. Kamēr formulas ir veidotas ar datiem no vienas darblapas, nekas nav kārtībā. Tomēr, ja tiek izmantotas formulas, kas attiecas uz datiem citās darblapās, šīs formulas pēc darblapas pārvietošanas vairs nav pareizas.

Grupējumus vienlaikus var piemērot vairākām darblapām

05. padoms: krāsas

Lai tas būtu sakārtots, cilnes varat nodrošināt ne tikai ar piemērotu nosaukumu, bet arī ar krāsu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz cilnes darblapa un atlasiet opciju Cilnes krāsa. Tas atver paleti ar motīvu krāsām un noklusējuma krāsām. Ar iespēju Vairāk krāsu atver Windows krāsu atlasītāju, kurā varat izvēlēties visas iespējamās krāsas. Ja lapas cilnei ir neliels šīs krāsas gradients, tas nozīmē, ka darblapa ir atlasīta. Noklikšķiniet uz citas darblapas cilnes, lai redzētu faktiskās krāsas izmaiņas.

06. padoms: grupa

Varat vienlaikus pielāgot vairākas darblapas, uz laiku tās grupējot. Lai grupētu darblapas, nospiediet taustiņu Ctrl, vienlaikus pa vienam noklikšķinot uz dažādām lapu cilnēm. Pēc tam, formatējot šūnu datus noteiktā krāsā vai fontā vienā grupas lapā, tās pašas šūnas citās grupētajās darblapās mantos to pašu formatējumu. Varat arī ierakstīt datus šajā vienā cilnē, pēc tam tie paši dati parādīsies arī citās cilnēs. Neaizmirstiet atgrupēt, pretējā gadījumā jūs turpināsiet pielāgot datus visās grupētajās darblapās, to nemanot. Lai atgrupētu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vienas no cilnēm un izvēlieties Atvienojiet lapas.

07. padoms: pārslēdzieties

Ja strādājat ar daudzām darblapām, iespējams, visas cilnes neietilpst Excel logā. Darblapas var ritināt dažādos veidos. Sistēmā Windows uzdevumjoslas vienā vai abos galos redzēsiet trīs horizontālus punktus. Noklikšķiniet uz trim punktiem, lai pārvietotos pa lapu cilnēm šajā virzienā. Varat arī izmantot cilnes joslas labās un kreisās bultiņas. Ja noklikšķināsit uz kreisās bultiņas, turot nospiestu Ctrl, jūs mirgosit līdz pirmajai lapai.

Īsinājumtaustiņi

Mīļotājiem īsinājumtaustiņus, mēs dodam vēl vienu triku, lai ātri pārslēgtos starp darblapām. Tastatūras īsinājumtaustiņš nākamās lapas izvēlei ir Ctrl + Page Down. Loģiski, īsinājumtaustiņš, lai atlasītu iepriekšējo lapu, ir Ctrl + Page Up. Varat arī izmantot taustiņus Ctrl un Shift, lai atlasītu vairākas lapas. Mēs jau izskaidrojām darba metodi ar Ctrl 6. padomā. Shift ļauj jums izvēlēties blakus esošo lokšņu diapazonu, vienlaikus noklikšķinot uz pirmās un pēdējās diapazona cilnes.

8. padoms: papildu vieta

Operētājsistēmā Windows Excel loga apakšdaļā ir ritināšanas josla, kas aizņem diezgan daudz vietas. Ja strādājat ar daudzām darblapām, jums pietiks vietas, lai redzētu visas lapu cilnes. Tad ir patīkami zināt, ka cilnes joslu var padarīt garāku. Lai to izdarītu, noklikšķiniet ar peles rādītāju uz trim vertikālajiem punktiem kreisajā pusē no ritināšanas joslas. Pēc tam velciet trīs punktus pa labi, lai saīsinātu slīdni.

Ar vienkāršu triku ir iespējams vienlaikus apskatīt vairākas darblapas

Padoms 09: Vairāk lapu logā

Strādājot ar vairākām darblapām, parasti ekrānā redzat tikai vienu darblapu. Bet ar vienkāršu triku ir iespējams vienlaikus apskatīt vairākas darblapas. Mēs to parādām ar darba lapām: Kopenhāgena, Brisele, Amsterdama. Pārliecinieties, ka pirmā darblapa (Kopenhāgena) ir redzama, un caur lenti dodieties uz cilni Statuja. Šajā cilnē noklikšķiniet uz pogas Jauns logs. Tas parādīs to pašu darblapu otrajā logā. Šajā otrajā logā noklikšķiniet uz cilnes Briseles lapa, lai tā tiktu parādīta. Tā kā vēlaties parādīt trešo darblapu, izmantojiet pogu Jauns logs atkal. Šajā trešajā logā noklikšķiniet uz cilnes Amsterdamas lapa. Trešo logu var atpazīt pēc norādes 3 aiz faila nosaukuma virsraksta joslā. Tagad varat apvienot trīs atvērtos logus, cilnē noklikšķinot uz lentes Statuja pogu Visi logi noklikšķināt. Parādīsies neliels dialoglodziņš ar jautājumu, kā vēlaties apvienot logus. Izvēlieties Blakus viens otram un apstipriniet ar labi. Visi atvērtie logi tagad ir kārtīgi izvietoti blakus un zem otra.

10. padoms: paslēpt

Vai vēlaties paslēpt noteiktas darblapas? Kas var. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz cilnes, kurai vajadzētu pazust no skata, un izvēlieties Paslēpt konteksta izvēlnē. Lai atgrieztu slēpto darblapu uz virsmas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vienas no citām cilnēm un atlasiet komandu Redzams. Ja vairākas darblapas tika paslēptas, Excel uznirstošajā logā jautās, kuru darblapu vēlaties parādīt.

11. padoms: lapu saraksts

Tur, kur mēs 7. padomā apspriedām, kā pārslēgties starp dažādām cilnēm, ir vēl viens veids, proti, lapu saraksts. Tas ir visu redzamo lapu saraksts. Kā jūs atverat lapu sarakstu? Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz cilnes navigācijas pogām. Tas ir kumosiņš no divām navigācijas bultiņām, kuras redzat lapu cilņu apakšējā kreisajā stūrī. Parādīsies darbgrāmatas darblapu saraksts, kurā varat vienkārši veikt dubultklikšķi uz tās lapas nosaukuma, kuru vēlaties aktivizēt.

Loksņu skaits

Cik darblapas Excel parāda, startējot jaunu darbgrāmatu? Tas ir atkarīgs no iestatījumiem. Noklikšķiniet uz cilnes lentes Fails. Pēc tam atlasiet Iespējas. Logā Excel opcijas jūs izvēlaties kreisajā kolonnā Vispārīgi un tad jūs meklējat daļā Kad tiek izveidotas jaunas darbgrāmatas uzdevumu Reģistrējamo lapu skaits. Izmantojiet skaitītāju, lai norādītu, cik darblapu vajadzētu saturēt jaunā darbgrāmatā.

12. padoms: veidne

Saglabājot Excel failu kā .xltx failu, tas kļūst par veidni. Tas visas pārējās šī faila darblapas pārvērtīs arī par veidnēm. Iespējams arī pretējais. Veidni var ievietot esošā darbgrāmatā kā jaunu darblapu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz esošas cilnes un izvēlieties komandu Ievietojiet. Tas atvērs logu, kurā atlasīsit, ko ievietot. Šeit varat arī konsultēties un atlasīt Office tiešsaistes veidnes. Šādi ievietota veidne tiek automātiski ievietota jūsu atlasītās lapas cilnes priekšā.

13. padoms: aizsargājiet

Jūs aizsargājat darblapu, lai neļautu jums vai kādam citam nejauši veikt izmaiņas. Lai to izdarītu, dodieties uz lentes cilni Pārbaudīt un izvēlieties grupā Nodrošināt priekšā Aizsargājiet lapu. Uznirstošajā logā varat norādīt, ko lietotājs drīkst darīt. Ja lietotājam nav atļauts tajā neko darīt, noņemiet visas atzīmes. Pēc tam ievadiet paroli, lai nodrošinātu, ka drošību nevar noņemt vienā naktī. Lai saņemtu apstiprinājumu, Excel lūgs atkārtot paroli.