Jums nav jāievada visa izmantotā informācija dokumentā Word viens pret vienu. Programmatūrai ir plašas funkcijas datu importēšanai no citām programmām. Šajā rakstā mēs parādīsim iespējas importēt un saistīt datus no citām programmām, piemēram, Excel.
Ja jums ir citas paketes no Office sērijas, Word piedāvā iespēju importēt datus no šīm programmām jūsu dokumentā. Neatkarīgi no tā, vai tas attiecas uz datiem no Excel lapas vai Access, adreses datiem vai slaidiem; jūs varat tos viegli saistīt ar savu Word dokumentu. Citu programmu datu saistīšanas priekšrocība ir tā, ka avota programmā dati jāmaina tikai vienreiz. Pēc tam Word automātiski pieņems izmaiņas jūsu dokumentā. Dažreiz šie dati ir jāatjaunina.
01 Datu importēšana no Excel
Excel tiek plaši izmantots datu ievadīšanai. Bet dažreiz jūs vienkārši vēlaties iekļaut daļu Excel faila programmā Word, bez datiem tieši saistot. Piemēram, tabulas (a daļas). Gan Word, gan Excel plašās kopēšanas un ielīmēšanas funkcijas nodrošina, ka datus, ieskaitot formatējumu, var pārsūtīt uz jūsu dokumentu. Šajā piemērā mēs kopēsim vienkāršu vienkāršu tabulu no Excel uz Word. Mēs atlasām visas šūnas, ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlamies Lai kopētu.
02 Pareiza formāta izvēle
Datu ievietošanas veids no Excel programmā Word ir atkarīgs no pēdējās izvēlētās ielīmēšanas funkcijas. Programmā Word datus dokumentā var ievietot dažādos veidos: ielīmēt ar formatēšanas saglabāšanu, ielīmēt kā attēlu vai ielīmēt bez formatēšanas. Ielīmēšanas opcijas, kas kļūst pieejamas, ir atkarīgas no tā, kāda veida dati tiek ievietoti starpliktuvē. Ja kopējat tabulu no Excel, jums ir vairāk ielīmēšanas opciju nekā tad, ja vēlaties Word dokumentā ielīmēt vienkāršu tekstu, piemēram, Notepad.
Ja vēlaties ielīmēt datus no Excel bez formatēšanas programmā Word, izvēlieties pogu "Saglabāt tikai tekstu", izvēlnes labāko pogu. Pēc tam Word tieši ielīmē datus no Excel bez jebkādām ekstrām. Katra tabulas rinda tiek ielīmēta atsevišķā rindā.
03 Tabula ar formatējuma saglabāšanu
Ja tabula ir formatēta programmā Excel ar apmalēm, krāsām, dažādiem fontiem un krāsainām šūnām un vēlaties tos kopēt pa vienam programmā Word, varat izvēlēties no funkcijas ielīmēšanas opcijām Turpiniet avota formatēšanu.
Kopējot tabulu no Excel, dati programmā Word tiek ievietoti arī tabulā. Tā priekšrocība ir tā, ka tagad jūs varat turpināt rediģēt datus un, ja nepieciešams, pielāgot tabulu noformējuma ziņā. Noklikšķinot uz ielīmētās tabulas programmā Word, cilne parādīsies arī lentē Galda dizains pieejams. Izmantojot izvēlēto tabulu, jūs varat nekavējoties izmantot citu dizainu.
Ja vēlaties mainīt tikai vienu šūnu, rindu vai kolonnu, noklikšķiniet uz tās ar peli un mainiet tās īpašības.
04 Dinamiski dati no Excel
Dažreiz var gadīties, ka dati programmā Excel, kurus vēlaties izmantot savā Word dokumentā, ir dinamisks. Tas ir, dati Excel failā laika gaitā var mainīties. Tad ir svarīgi, lai dati no Excel, kas ievietoti programmā Word, būtu visjaunākie. Datus var ielīmēt programmā Word, vienlaikus saglabājot datu saiti programmā Excel. Ja jūs vai kāds cits izmaina sākotnējos datus programmā Excel, šīs izmaiņas tiks atspoguļotas arī programmā Word. Lai tas darbotos, dati no Excel īpašā veidā ir jāielīmē programmā Word. Tādā gadījumā izvēlnē izvēlieties paste for Saistiet un saglabājiet avota formatēšanu.
Kad dati tiks ielīmēti programmā Word, jūs redzēsiet, ka tabulai ir piešķirta cita funkcija. Noklikšķinot uz vienas no šūnām ar peles labo pogu, sarakstā redzēsiet jaunu iespēju, proti Atjaunināt saiti. Ja dati programmā Excel ir mainīti, tie netiks mainīti tieši programmā Word. Tāpēc kā dokumenta īpašnieks jūs varat parādīt jaunākos datus tabulā, izvēloties Atjaunināt saiti.
05 Galdi ar formatējumu
Starp citu, šī funkcija darbojas arī tad, ja programmā Excel tiek mainīts sākotnējais formatējums tabulā. Tiklīdz programmā Excel tiek mainīta, piemēram, līniju krāsa vai biezums, un jūs izvēlaties programmā Word for Atjaunināt saiti, šīs izmaiņas tiks atspoguļotas arī programmā Word. Tam, protams, var būt arī trūkumi jūsu Word dokumenta izkārtojumā. Par laimi tam ir risinājums. Ja vēlaties, lai tiktu kopēti tikai dati Excel šūnās, bet ne pats formatējums, izvēlieties opciju Ielīmēt Saistiet un izmantojiet mērķa sarakstus. Tabula tagad tiek kopēta bez formatēšanas programmā Word, taču šūnās esošie dati joprojām ir saistīti ar Excel, un visas izmaiņas tiks veiktas pēc jūsu izvēles Atjaunināt saiti ieviesta Word.
Ja tabulas dizains tiek pielāgots programmā Excel, tas vairs neietekmēs tabulas izkārtojumu programmā Word.
06 Veidojiet vēstules un sūtījumus
Varat arī izmantot Word, lai nosūtītu vēstuli uz vairākām adresēm. Par laimi, jums nav jāizveido atsevišķa vēstule katram adresātam, bet jūs varat izveidot standarta vēstuli. Izmantojot standarta vēstuli, jūs varat viegli nosūtīt vēstuli vairākiem cilvēkiem. Ar šādu standarta vēstuli jūs saistāt datu bāzi ar vārdiem, adresēm un dzīvesvietām. Šo funkciju var izmantot arī aplokšņu drukāšanai. Šajā piemērā mēs parādīsim, kā automātiski pievienot adreses savam dokumentam.
07 Adreses lauku izveide
Word ir īpaša funkcija vārdu un adrešu automātiskai ievietošanai dokumentā. Lentē jūs atradīsit atsevišķu cilni, ko sauc Pasta sūtījumi. Tur jūs varat saistīt Word ar esošu adresātu sarakstu vai arī šeit izveidot jaunu sarakstu.
Vispirms jums ir jābūt adrešu sarakstam. To var izveidot pats programmā Word, taču varat arī saistīt Word ar programmu Excel, piemēram, lai no tā iegūtu adreses datus. Vispirms mēs jums parādīsim, kā pats izveidot Word adreses detaļu sarakstu. Zem cilnes Pasta sūtījumi jūs atradīsit pogu Atlasiet adreses. Noklikšķiniet uz tā un izvēlieties opciju Ierakstiet jaunu sarakstu.
Tagad parādīsies logs, kurā varat ievadīt adreses informāciju. Šajā piemērā mēs aprobežojamies ar (fiktīviem) adreses datiem, piemēram, sveicienu, sākuma, uzvārdu, adresi, pasta indeksu un pilsētu. Katrā rindā ievadāt informāciju par cilvēkiem, kuriem vēlaties rakstīt. Kad esat pabeidzis aizpildīšanu, nospiediet pogu labi lai saglabātu sarakstu.
Word saglabā adrešu sarakstu kā Microsoft datu bāzi (ar paplašinājumu .mdb), un tā priekšrocība ir tā, ka jūs varat turpināt izmantot šo failu Office, tāpēc jums katru reizi nav jāizveido jauns adrešu saraksts.
Ja datu bāzi esat saglabājis programmā Word, poga parādīsies lentē Sākt pasta sapludināšanu pieejams. Bet pirms noklikšķināt uz tā, vispirms ir jānosaka vieta vēstulē, kur vēlaties ievietot adreses lauku. Lai to ievietotu, noklikšķiniet uz pogas Adreses bloks.
08 Datu pārbaude
Tagad jūs redzēsiet jaunu logu, kurā varēsit pārbaudīt, vai dati ir pareizi. Principā šeit jums nav daudz jāmaina; ja esat izveidojis vienkāršu adrešu sarakstu, kurā ir tikai vārds un uzvārds, iela, mājas numurs, pasta indekss un pilsēta, un visas adreses atrodas jūsu valstī, Word to parasti ievietos uzreiz. Tikai tad, ja sūtāt arī starptautiskas vēstules, var būt noderīgi mainīt iestatījumus. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas labi , tad Word ievieto teksta kodu <>. Tāpēc šis bloks norāda, ka tur ir ievietoti datu bāzes adreses dati.
Lentes augšdaļā tagad redzat papildu pogas, ar kurām varat pārlūkot burtus ar tikko saistītajām adresēm. Tādā veidā jūs varat pārbaudīt, vai adreses dati ir pareizi norādīti vēstulē. Papildus bultiņu pogām, lai ritinātu burtus, jūs atradīsit arī pogu ar nosaukumu Rezultāta piemērs. Nospiežot šo pogu, jūs redzēsiet faktisko adreses informāciju vienā burtā.
Tagad jūs varat izlemt, vai esat apmierināts ar pašreizējo skatu vai vēlaties mainīt kaut ko citu. Izkārtojums, piemēram, tāpēc, ka, iespējams, vēlēsities izdrukāt adreses mazliet lielākas vai nodrošināt tām citu fontu. Tas nav jādara katram burtam atsevišķi, bet jūs to darāt vienā piegājienā, dokumentā atlasot bloku <>. Lai to izdarītu, vispirms jāatspējo adreses priekšskatījums, vēlreiz nospiežot pogu Rezultāta piemērs noklikšķināt. Tikai pēc tam adrešu bloks atkal parādīsies. Atlasiet <> savā dokumentā, un jūs varat pielāgot formātu.
09 Apvienojiet dokumentus
Vai esat apmierināts ar rezultātu? Tad jūs varat sapludināt adreses datus ar savu vēstuli. Ar apvienošanu Word veido vairākas vēstules kopijas, katrai vēstulei norādot unikālo adresi no datu bāzes. Lai sāktu apvienošanu, noklikšķiniet uz pogas lentē Pabeigt un apvienot, līdz galam pa labi. Tagad parādīsies trīs iespējas, izvēlieties Izdrukājiet dokumentus.
Norādiet, kurus ierakstus vēlaties drukāt, parasti jūs visu izdrukājat vienā piegājienā. Pēc pogas nospiešanas Word nosūta komandu labi, uz printeri, un jūsu burti tiks izdrukāti.
Padoms. Drukājiet etiķetes un aploksnes
Vai papildus vēstuļu drukāšanai vēlaties izdrukāt adreses arī uz aploksnēm vai etiķetēm? Pēc tam izvēlieties lentes kreisajā pusē Aploksnes vai Etiķetes. Noklikšķinot uz vienas no šīm divām pogām, Word maina pašreizējā dokumenta formātu uz aploksnes vai etiķetes formātu. Jūs varat izvēlēties no dažādiem izmēriem.
10 Adrešu importēšana no Excel
Programmā Word adreses failus var iegūt arī no citām programmām vai strādāt ar atsevišķiem failu formātiem. Dažreiz Word ievadīšana caur funkciju Adrešu saraksti ir diezgan sarežģīta. Tas ir ļoti precīzs darbs, un, nospiežot nepareizo pogu, jūs varat ātri ievadīt ierakstu. Turklāt nelielais ievades loga lielums apgrūtina darbu ar vairākiem ierakstiem. Tādā gadījumā labāk izvēlēties programmu, kas labāk spēj apstrādāt ierakstus, piemēram, Excel vai - ja vēlaties strādāt ar datu bāzes programmām - Access. Šajā pamatkursā mēs izmantojam programmu Excel, lai importētu adreses datus, kas šajā gadījumā darbojas labi; programmā Excel ir daudz vieglāk izmantot vairāk rindu.
Ja jūsu ieraksti programmā Excel ir kārtībā, varat tos ērti izmantot, lai izveidotu adreses datus programmā Word. Katrā Excel rindā, kas adreses datiem jāizmanto programmā Word, jūs piešķirat skaidru nosaukumu: Sveiciens, Vārds, Uzvārds, ielas nosaukums, mājas numurs, Pasta indekss un dzīvesvieta. Tad šī rinda ir pirmā tabulas rinda. Pēc tam nākamajās rindās burtā ievadiet visu informāciju par adresēm, kuras vēlaties izmantot.
11 Saglabājiet failu
Vai esat pabeidzis failu? Tad jūs to saglabājat un pēc tam dodieties uz Word, lai importētu datus no Excel faila kā adreses failu. Lai to izdarītu, rīkojieties šādi: noklikšķiniet uz lentes Pasta sūtījumi ieslēgts Atlasiet adreses un izvēlieties to Izmantot esošo sarakstu. Pēc tam atlasiet savu Excel failu.
Word tagad nāk ar faila apstiprinājumu. Ja tabulu formatējāt programmā Excel, tāpat kā mūsu piemērā, pirmajā datu rindā ir kolonnu virsraksti. Tad arī ielieciet atzīmi Pirmajā datu rindā ir kolonnu virsraksti. Word to atpazīst, tāpēc jūs varat viegli ievietot pareizos laukus pareizajā dokumenta vietā.
12 Norādiet laukus
Atšķirībā no adrešu datu importēšanas, izmantojot adrešu sarakstu, importējot datus no Excel, lauki joprojām ir jānorāda atsevišķi. Katra jūsu Excel faila kolonna kļūst par atsevišķu Word bloku, kurā galu galā ir viss adreses lauks. Lentē plkst Pasta sūtījumi jūs atradīsit pogu ar nosaukumu Ievietot apvienošanas laukus. Šajā izvēlnē jūs atradīsit visas kolonnas no Excel lapas. Tagad to var ievietot dokumentā, noklikšķinot uz pareizā nosaukuma. Vispirms ievietojiet kursoru vietā, kur vēlaties ievietot pirmo lauku, tas ir mūsu piemērā Sveiciens.
Novietojiet atstarpi starp katru Word dokumenta lauku, lai sveiciens, vārds un uzvārds netiktu novietoti viens pret otru, kā norādīts zemāk:
<><><>
Tagad ievadiet jaunu rindu un novietojiet laukus zem tās ielas nosaukums un mājas numurs, atkal ar atstarpi starp:
<><>
Un pēdējā rindā jūs beidzot novietojat Pasta indekss un dzīvesvieta, arī šeit ar atstarpi starp:
<><>
Atsevišķu lauku iekļaušana jūsu Word dokumentā ir tā, ka tos var izmantot jebkurā vietā jūsu vēstulē. Tādā veidā jūs varat sastādīt personisku vēstuli, pamatojoties uz datiem no Excel faila.
