Tas ir labākais veids, kā arhivēt e-pastus

Neatkarīgi no tā, vai vēlaties saglabāt visus ienākošos un izejošos e-pasta ziņojumus uzņēmējdarbības apsvērumu dēļ vai tikai nostaļģijas dēļ, visu atstāšana aktīvajās iesūtnēs nav īpaši praktiska. Par laimi, ir risinājumi ziņojumu dublēšanai vai arhivēšanai, un MailStore Home ir viens no elastīgākajiem.

Daži simti ziņojumu iesūtnē vai izejā joprojām ir pārvaldāmi, taču, kad ziņojumu skaits sasniedz tūkstošus, tas ātri kļūst mulsinošs. Labāk gaidiet vienmērīgu dublēšanas vai arhivēšanas stratēģiju.

Protams, mēs nevaram aptvert visus labi zināmos e-pasta pakalpojumus un klientus, tāpēc esam izdarījuši rūpīgi pārdomātu izvēli: MS Outlook un Gmail. Vispirms apskatīsim dažus pamata dublēšanas rīkus un iebūvētās arhivēšanas iespējas. Tad pienāk kārta jaudīgajam dublēšanas un arhivēšanas rīkam MailStore Home, kas var apstrādāt dažādus e-pasta klientus un pakalpojumus.

01 Outlook dublējumi

Lai gan jūs varat manuāli dublēt Outlook e-pastus - jūs pat varat vienkārši vilkt un nomest e-pasta atlasi diska mapē, lai tie nonāktu msg failā, taču tas ir diezgan darbietilpīgi. Par laimi ir rīks, kas automatizē visu dublēšanas procesu: Safe PST Backup. Apmaksātā versija maksā € 29,96, taču ar bezmaksas versiju var arī tālu iet. Pēdējais galvenais ierobežojums ir tāds, ka jūs varat dublēt tikai vienu Outlook profilu.

Lejupielādējiet un instalējiet rīku. Pirmajā startā programma lūdz norādīt rezerves mapi, pēc kuras noklikšķiniet uz pogas Sāciet dublēšanu var nospiest. Pst faili, kas saistīti ar jūsu Outlook profilu, tagad tiks dublēti. Papildus e-pastiem šāds dublējums ietver arī kontaktus un kalendārus.

Pēc noklusējuma dublējums tiek veikts katru stundu. Caur Iespējas / grafiks jūs varat pielāgot šo biežumu vai arī pats izvēlēties Manuāli.

Ja jūsu sākotnējais pst fails kādreiz tiek sabojāts, vienkārši nomainiet to ar dublēto kopiju. Pareizo atrašanās vietu varat atrast programmā Outlook, izmantojot Faila / konta iestatījumi (2x) / Datu faili.

02 Gmail dublējumi

Gmail ziņojumus var aizsargāt vairākos veidos. Piemēram, pakalpojumu varat iestatīt tā, lai visi ienākošie ziņojumi nekavējoties tiktu pārsūtīti uz cita pasta pakalpojuma pastkasti. Vai arī izmantojat IFTTT recepti, lai nosūtītu ziņojumus vai pielikumus mākoņa krātuves pakalpojumam, piemēram, Dropbox vai Google Drive (piemēram). Izmantojot Spinbackup bezmaksas versiju, jūs kopā varat aizsargāt līdz 4 GB e-pasta ziņojumu ar ikdienas dublēšanas biežumu un spēcīgu AES šifrēšanu.

Ērta alternatīva ir UpSafe. Instalējiet rīku un palaidiet to. klikšķiniet uz Pierakstieties, izmantojot Google, pierakstieties ar savu Google kontu un nospiediet Atļaut. Augšup jums Sākt dublēšanu jūs vispirms atverat Dublēšanas iespējas. Šeit jūs nosakāt, kurus e-pastus vēlaties iekļaut dublējumā. Jūs to darāt, pamatojoties uz tādiem kritērijiem kā Nosūtīšanas datums, No satur un (izmantojot izvēli no) skrejlapas. Līdzīgas opcijas ir pieejamas cilnē Arhivēšana, taču šajā gadījumā dublētie ziņojumi tiks noņemti no jūsu Gmail konta. Cilnē Uzglabāšana izvēlieties piemērotu glabāšanas vietu datorā. Pēc bezmaksas reģistrācijas nāk arī iespēja Izveidojiet grafiku pieejams: sava veida saīsne uz Windows uzdevumu plānotāju, ar kuru jūs varat precīzi norādīt, kad un cik bieži vēlaties šādu dublējumu.

Starp citu, UpSafe nodrošina līdzīgu rīku MS Outlook.

03 Outlook arhivēšana

Outlook 365/2016 pati par sevi nodrošina diezgan elementāru arhivēšanas funkciju, izmantojot pasta mapi Arhīvs. Principā jums nav jādara vairāk, kā atlasīt attiecīgos e-pastus (piemēram) jūsu Iesūtne, nospiežot Backspace taustiņu un cilni Sākt pogu Arhivēšana nospiest. Vai arī vienkārši velciet atlasi uz arhīva mapi. Caur File / Utilities / Set Archive Folder pēc izvēles varat iestatīt citu mapi.

Lai automatizētu arhivēšanas procesu, dodieties uz File / Options / Advanced. Nospiediet pogu šeit Automātiskās arhivēšanas iestatījumi un veiciet vajadzīgos iestatījumus. Piemēram, jūs nosakāt biežumu (standarta Ik pēc 14 dienām) un arhīva mapes atrašanās vieta (.pst fails) Pārvietot vecos vienumus uz. Nospiediet pogu Lietojiet šos iestatījumus visām mapēm un apstipriniet ar labi. Vai arī jūs varat būt selektīvāks: ar peles labo pogu noklikšķiniet uz viena pasta mapi, izvēlieties Rekvizīti un atveriet cilni Auto arhīvs. Atlasiet opciju Arhivējiet šajā mapē esošos vienumus ar noklusējuma iestatījumiem vai Arhivējiet šo mapi, izmantojot šādus iestatījumus ja vēlaties atkāpties no standarta noteikumiem.

04 Gmail arhivēšana

Kad atzīmējat atzīmi e-pastos Gmail iesūtnē un pēc tam augšpusē Arhivēšana pasta izvēle pazudīs no iesūtnes. To var atrast mapē Viss e-pasts (ja nepieciešams, vispirms noklikšķiniet šeit Vairāk). Ja vēlaties atjaunot ziņojumus iesūtnē, atlasiet tos vēlreiz un noklikšķiniet uz augšas Pārvietot uz iesūtni.

Šādu arhivēšanu varat arī automatizēt, izveidojot filtru. Iet uz Iestatījumi un izvēlies Filtri un bloķētās adreses / Izveidot jaunu filtru. Ievadiet vēlamos kritērijus, noklikšķiniet uz Izveidot filtru un atzīmējiet Izlaist iesūtni (arhīvs) Ieslēgts. Apstipriniet ar Izveidot filtru.

05 MailStore mājas lapa

Viens no elastīgākajiem risinājumiem gan dublēšanas, gan arhivēšanas vajadzībām dažādām e-pasta programmām ir bezmaksas MailStore Home. Palaidiet exe failu un instalējiet rīku (via Instalējiet šajā datorā) vai izvēlieties portatīvo versiju (izmantojot Instalējiet portatīvo versiju X diskā.). Pēdējais var būt noderīgs, piemēram, ja regulāri vēlaties apkopot savu e-pasta arhīvu no pastkastēm no dažādiem datoriem. Vai arī, ja vēlaties eksportēt importētu pastkasti uz citas klienta pasta klientu (lasīt: migrēt).

Nedaudz vēlāk jūs varat sākt. Noklikšķiniet kreisajā logā Personīgais arhīvs, tad izrādās, ka tas ir tukšs. Loģiski, jo vispirms ir jādara Arhivējiet e-pastus un jūs to darāt, izmantojot tā paša nosaukuma opciju tajā pašā logā.