Visu ienākošo kvīšu un vēstuļu uzskaite ir diezgan liels darbs. Bieži vien viss beidzas ar lielu kaudzi. Nemaz nerunājot par visām tām fotogrāfijām, kas paslēptas dziļi bēniņos. Laiks rudens tīrīšanai: atbrīvojieties no šī papīra! Mēs palīdzēsim jums ieviest kārtību haosā, digitalizējot kvītis, vēstules un fotogrāfijas.
Padoms 01: Ko digitalizēt?
Pirms mēs sākam, jūs precīzi nosakāt, ko vēlaties digitalizēt. Labs sākuma solis ir, piemēram, kvīšu un rēķinu glabāšana: jūs vēlaties tos glabāt dažus gadus, lai jums joprojām būtu garantija uz precēm, taču to fiziska uzglabāšana vairākus gadus var būt sarežģīta: jūs varat viegli pazaudē tos. Jūs varētu arī digitalizēt savas vēstules. Jāsaglabā svarīgas vēstules un papīri, taču arī visa glabāšana lielā kaudzē nav lieliska. Un, ja jūs tos skenējat, jūs varat arī daudz vieglāk meklēt tekstos. Un vai vēlaties arī digitalizēt savus fotoattēlus? Ja fotoattēlu grāmatās ir daudz vecu fotoattēlu, var būt patīkami tos turēt digitāli, lai jūs varētu tos kopīgot ar citiem un apkopot jaunas fotoattēlu grāmatas. Tas pats attiecas uz negatīviem, mēs arī strādāsim ar tiem. Fotoattēlu digitalizēšana būs vislielākais darbs.
Kad esat noteicis, ko vēlaties digitalizēt, vispirms kārtojiet kaudzes: kārtojiet visu un nekavējoties izmetiet nesvarīgus papīrus.
Vieglākais veids, kā digitalizēt kvītis, ir viedtālrunisPadoms 02: Kvītis
Vieglākais veids, kā skenēt kvītis, ir viedtālrunis. Tādā veidā jūs varat skenēt kvīti tūlīt pēc pirkuma, lai to neaizmirstu un lai tā tiktu pastāvīgi uzglabāta. Kvīšu skenēšanai ir daudz lietotņu: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Apple Notes lietotne un citas. Protams, jūs varat vienkārši nofotografēt kvīti, taču šādas skenēšanas lietotnes priekšrocība (sk. 5. padomu) ir tā, ka tā izgriež kvīti un parāda to tikai nedaudz labāk. Pēc tam kvīts tiek saglabāts arī kā PDF, kas dokumentiem ir piemērotāks nekā, piemēram, jpg vai png. Svarīgs jautājums par kvītīm ir tas, vai joprojām ir nepieciešams saglabāt oriģinālu. Diemžēl tas ne vienmēr ir skaidrs. Ir lielas izredzes, ka veikals nav grūti, bet veikals to varētu izdarīt. Tas galvenokārt attiecas uz kvītīm bez unikāla sērijas numura, jo tad nav iespējams noteikt, vai jūs to iegādājāties tur vai nē. Principā jums nav jāuzglabā uz papīra kvītis ar tik unikālu sērijas numuru. Lai pārliecinātos, sazinieties ar veikalu!
03. padoms: Vēstules
Burtu digitalizēšana vislabāk ir ar skeneri, jo ar viedtālruni ātri rodas problēmas ar salasāmību. Izmantojot skeneri, tas prasa vairāk darba, taču liela priekšrocība ir tā, ka daudziem skeneriem ir ocr programmatūra tekstu atpazīšanai, skatiet 6. padomu. Ja jums ir all-in-one vai atsevišķs skeneris, jūs, protams, varat to izmantot. Ja jums to vēl nav un meklējat skeneri, varat apskatīt, piemēram, Fujitsu ScanSnap. Tas darbojas ātri, ir mazs un pārnēsājams, tāpēc jūs varat to ievietot jebkur.
Daudziem mūsdienu skeneriem ir integrācija ar mākoņu glabāšanas pakalpojumiem, tāpēc jūs varat skenēt tieši mākonī bez kabeļa. Pēc tam jūs sinhronizējat failus datorā, un jūs varat turpināt strādāt ar tiem.
Padoms 04: Fotogrāfijas
Fotogrāfijām daudz svarīgāka ir digitālās versijas kvalitāte. Jūs varat skenēt fotoattēlus, izmantojot viedtālruni, piemēram, ar lietotni Google FotoScan, skatiet 5. padomu. Tomēr, izmantojot īstu skeneri, iestatījumu kvalitāte un elastība bieži ir labāka. Ja vēlaties digitalizēt negatīvus, tam ir īpaši skeneri. Varat arī apskatīt tādu lietotni kā FilmLab. Šī lietotne sola negatīvus pārveidot par skaistiem fotoattēliem, taču rakstīšanas laikā vēl nav pieejama publiska testa versija.
05. padoms. Lietotnes
Vispirms mēs sāksim darbu ar viedtālruni. Lai digitalizētu kvītis, viedtālrunī varat izmantot Office Lens lietotni. To var atrast, izmantojot Android un iOS lietotņu veikalu. Pēc instalēšanas atveriet lietotni, lai sāktu, un pieskarieties Atļaut piekļuvi atļaut lietotnei piekļūt jūsu fotoattēliem. Piešķiriet lietotnei arī piekļuvi kamerai. Tad ir jāizvēlas dokumenta veids: vislabākais variants ir kvītis Dokuments. Pārliecinieties, ka kvīts ir skaidri redzama, un nospiediet sarkano pogu, lai fotografētu. Pēc tam jūs varat apgriezt kvīti. Pieskarieties Gatavs kad esat pabeidzis, un izvēlieties, kur saglabāt dokumentu. To var izdarīt lokāli vai Microsoft mākonī (OneDrive vai OneNote).
Lai digitalizētu fotoattēlus, izmantojot lietotni, varat izmantot Google FotoScan. Tas ir pieejams Android un iOS. Lai sāktu lietot, vienkārši turiet fotoattēlus kameras priekšā un lietotnē nospiediet skenēšanas pogu. FotoScan automātiski pagriezīs, apgriezīs un mēģinās optimizēt krāsas. Jums vienkārši jāfotografē attēls, un pārējais notiks pats no sevis. Fotoattēlu varat saglabāt iecienītākajā mākoņa krātuvē.
Programmatūra Ocr var atpazīt tekstus no skenētajiem burtiem06. padoms: skenēšana
Ja vēlaties labāku kvalitāti vai, piemēram, ātri digitalizēt burtus, labāk izmantot skeneri. Īpaši burtiem ir noderīga ocr, programmatūra, kas standarta komplektācijā tiek piegādāta ar vairākiem skeneriem. Ocr nozīmē optisko rakstzīmju atpazīšanu vai optisko rakstzīmju atpazīšanu. Tas pārveido attēlu par tekstu. Bezmaksas programma, kas to var izdarīt, ir FreeOCR operētājsistēmai Windows. Diemžēl tas pēdējo reizi tika atjaunināts 2015. gadā. FreeOCR varat lejupielādēt šeit. Instalējiet un atveriet programmu. Noklikšķiniet augšpusē Atveriet PDF lai atvērtu PDF failu vai noklikšķiniet uz Atvērt lai atvērtu attēlu (piemēram, ja vēstuli esat saglabājis kā JPG failu). Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz OCR valoda ieslēgts adata un pēc tam noklikšķiniet uz OCRpogu, lai attēlu pārveidotu par tekstu. Rezultāts dažādos dokumentos var būt ļoti atšķirīgs. Ja rezultāts ir pietiekami labs, varat, piemēram, saglabāt to atsevišķi kā txt failu blakus skenēšanai. Lai iegūtu optimālus rezultātus: noteikti skenējiet pēc iespējas augstākā izšķirtspējā (skat. 7. padomu), taču ņemiet vērā, ka pēc tam var izmantot daudz vietas.
07. padoms: NAPS2
Visi skeneru ražotāji piegādā skenēšanai programmatūru. Ja jums tie nepatīk vai jums pietrūkst funkciju, varat ielūkoties NAPS2. Tam ir arī iebūvēts ok. Jūs lejupielādējat NAPS2 šeit. Atveriet failu un pabeidziet instalēšanas procedūru, izpildot vedni (noklusējuma iestatījumi ir labi). Pēc tam palaidiet programmu, izmantojot sākuma izvēlni. Lai skenētu, noklikšķiniet uz skenēšanas pogas. Ievadiet skenera nosaukumu Ekrāna nosaukums un noklikšķiniet uz Atlasiet ierīci. Sarakstā izvēlieties ierīci un noklikšķiniet uz labi. Izvēlieties vietnē Lapas formāts priekšā A4 un par Izšķirtspēja izvēlieties dpi (sk. 8. padomu). klikšķiniet uz labi. Tad tas tiek skenēts. Pēc tam jūs varat ievietot citu lapu zem un atkal Skenēt nospiest. Lapa parādās pārskata logā. Ja jūs noklikšķiniet uz PDF, jūs visus skenētos dokumentus apvienojat vienā PDF dokumentā. Varat veikt dubultklikšķi uz skenēta dokumenta, lai to rediģētu, piemēram, pagrieztu vai apgrieztu. Lai lietotu ocr NAPS2, noklikšķiniet uz OCR. Pēc tam noklikšķiniet uz Holandiešu sarakstā noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas un noklikšķiniet uz Lai lejupielādētu. Pēc lejupielādes atzīmējiet opciju Padariet PDF failus meklējamus, izmantojot OCR un noklikšķiniet uz labi. Pārliecinieties arī par to OCR valoda ieslēgts Holandiešu Valsts. Ja pēc tam dokumentus saglabājat kā PDF un Adobe nospiedīsit taustiņu kombināciju Ctrl + F un meklēsit vārdu, tas tiks atrasts, ja ocr izdosies.
08. padoms: DPI
Skenēšanas izšķirtspēja tiek parādīta dpi: punkti collā. Tas nosaka attēla izšķirtspēju un tādējādi arī kvalitāti. Jo augstāks dpi, jo augstāka kvalitāte, bet arī ilgāks laiks ir nepieciešams, lai skeneris būtu gatavs un jo vairāk vietas skenēšanai. Tātad: pārāk augsts, un jums jāgaida ilgi, un jūsu krātuves vieta ir tik iztērēta, pārāk zema, un jūsu skenētais dokuments ir bloka festivāls. Parasti vēstulēm un rēķiniem 300 dpi ir labs līdzsvars starp kvalitāti un ātrumu. Fotogrāfijām, kuras ātri vēlaties iegūt, piemēram, 600 dpi vai augstāk. Veģetatīvi vai patiešām mazi fotoattēli, kurus vēlaties parādīt lielākus, vienkārši uzņemiet skenera maksimālo dpi.
Digitālās piezīmes
Kaut kas, ko mēs joprojām darām uz papīra, veic piezīmes. Liekas, ka no tā nevar aizmukt. Arvien vairāk klēpjdatoriem ir skārienekrāni, un, izmantojot digitālo pildspalvu, jūs varat viegli pierakstīt savas iecienītās lietotnes, piemēram, OneNote vai Evernote. Tas prasīs zināmu pieradumu, rakstot ar šādu digitālo pildspalvu. Lai iegūtu labākos rezultātus - ja atrodaties jaunā klēpjdatora tirgū - izvēlieties klēpjdatoru ar Windows Ink atbalstu, kas ir īpaši piemērots digitālās pildspalvas lietošanai. Ja jūs patiešām nevarat iztikt bez sava papīra, varat arī apskatīt dzīvības burtnīcu no, piemēram, Moleskine. Ārpusē jūs neteiksiet, ka tā ir digitāla lieta: tas ir tikai analogais papīrs ar pildspalvu. Tomēr jūs varat izveidot piezīmes uz papīra un pēc tam ar pogas nospiešanu tos pārsūtīt uz planšetdatoru vai viedtālruni. Tur jūs varat vienkārši rediģēt piezīmes kā tekstu un veikt pielāgojumus. Diemžēl Moleskine Smart Writing Set maksā aptuveni 230 eiro.
Padoms 09: Nosaukšana
Pēc kvīts vai vēstules skenēšanas jūs, protams, nevēlaties to vienkārši iemest mapē un nekad vairs nevarēsit atrast. Faili ir pareizi jāorganizē personālajā datorā vai klēpjdatorā. Ja sinhronizējat failus ar iecienītāko mākoņpakalpojumu, varat tos pievienot un apskatīt arī no viedtālruņa. Pievērsiet uzmanību mākoņpakalpojuma drošībai, vienmēr izmantojiet stingru paroli un iespējojiet divfaktoru autentifikāciju.
Loģiska mapju struktūra ir atkarīga no tā, kas jums patīk. Piemēram, struktūra ir burtiem gadā / mēnesī (un pēc izvēles / diena), tāpēc visus mēnešus saņemsit 2017. gada mapē. Padoms. Piešķiriet šiem mēnešiem numuru, lai tie mapes struktūrā parādītos kārtībā, un, ja nepieciešams, pievienojiet gadu vēlreiz, lai būtu pārskats. Ja jums ir daudz failu, visas dienas jūs saņemsit mapē 1. janvāris. Pēc tam runa ir par faila pārdēvēšanu un ievietošanu loģiskā mapju struktūrā. Pārdēvēšana ir arī tas, kas jums jāpievērš uzmanība: piešķiriet failiem konsekventu nosaukumu. Ja jūs izmantojat vairākus vārdu veidus savstarpēji, ātri būs grūti atrast failus. Padomājiet par to jau iepriekš: tā mainīšana pēc tam ir daudz darba. Standarta nosaukumu piešķiršanas kārtība var būt uzņēmuma_subjekts.pdf burtiem vai pirkuma_datuma_modelis_no_devices_tipa.pdf.
Labākais faila formāts ir atkarīgs no jūsu prasībām un iespējām 10. padoms: faila tips
Piemēram, saglabājot failus, skenēšanas programmatūrā varat izvēlēties dažādus failu tipus. Labākais faila formāts ir atkarīgs no jūsu prasībām un iespējām. Ja jums ir daudz krātuves vietas, varat izvēlēties fotoattēlu tiff. Tas saglabā kvalitāti, jo tiff nepiemēro saspiešanu. Burtiem ir piemērots tikai viens formāts: pdf. Patīkami par pdf ir tas, ka dokumentā var būt vairākas lapas un ka formāts atbalsta ocr, lai ērti meklētu failus. Kvītīm varat izmantot pdf formātu vai kaut ko līdzīgu JPEG vai PNG. Lūdzu, ņemiet vērā, ka jpeg izmanto daudz saspiešanas, kas var izraisīt sliktu kvalitāti. Tāpēc vienmēr pārbaudiet, vai jūsu faili joprojām ir lasāmi.
11. padoms: arhivēšana
Lai arhivētu failus un saglabātu tos ilgu laiku, vislabāk tos uzglabāt vairākās vietās, lai jums būtu dublējums. Mūsu pieredze rāda, ka ir lietderīgi saglabāt pabeigtus gadus vai ceturkšņus, ierakstot tos DVD vai ievietojot tos ārējā cietajā diskā, kuru savienojat ar datoru tikai tad, kad nepieciešami faili. NAS kopija, protams, vienmēr ir labs risinājums. Starp citu, apzinieties, ka DVD nedarbosies mūžīgi un ka ārējais cietais disks var arī salūzt. Ja jūs patiešām vēlaties pārliecināties, ka jūsu dati tiek saglabāti, varat apskatīt M-diskus. Tas ir īpašs DVD līdzīgs disks, kas paredzēts kalpošanai tūkstoš gadus. Jums tam nepieciešams īpašs rakstītājs, taču pēc sadedzināšanas jūs varat izmantot M-Disc jebkurā DVD lasītājā. Bet mēs varam iedomāties, ka jūs domājat, ka tas ir mazliet par daudz. Varat arī izvēlēties saglabāt savus failus mākonī. Mēs iesakām to darīt droši!
12. padoms: dublējumi
Ja skenējat visus dokumentus un glabājat tos digitāli, vēlaties būt pārliecināti, ka dokumenti ir pareizi uzglabāti. Ir svarīgi veikt dublējumus. To var izdarīt dažādos veidos. Vieglākais veids ir izmantot Windows iebūvēto dublēšanas funkciju. Par to jūs dodaties uz lietotni Iestatījumi sistēmā Windows 10 un pēc tam uz Atjaunināšana un drošība / dublēšana. klikšķiniet uz Pievienojiet staciju un sarakstā izvēlieties (ārējo) disku. Pēc tam noklikšķiniet uz Vairāk iespēju. Pārliecinieties, ka ar Dublējiet šīs mapes mape ar jūsu dokumentiem ir tur. Ja nē, pievienojiet to pats, izmantojot pogu Pievienojiet mapi. Ja nepieciešams, noklikšķiniet Dublējiet tūlīt nekavējoties dublēt.
13. padoms: Windows Explorer spraudņi
Jūs, iespējams, pārvaldāt savus dokumentus, izmantojot Windows Explorer. Diemžēl tas nav tik spēcīgs, taču, izmantojot kādu papildu programmatūru, varat paveikt nedaudz vairāk. Piemēram, izmantojot Folder Ico rīku, pārlūkā var kārtot mapes krāsās un kategorijās, lai iegūtu labāku pārskatu. Diemžēl šis spraudnis maksā nedaudz: 10 dolāri (aptuveni 8,85 eiro) par datoru. Āboliņa rīks sniedz pārlūkprogrammai Chrome līdzīgas cilnes. Ērts ir arī Redzētājs. MacOS, ja atlasāt failu un nospiežat atstarpes taustiņu, varat to ātri priekšskatīt. Izmantojot Seer, šī funkcionalitāte nāk arī pie pētnieka. Tādā veidā jūs varat daudz ātrāk pārlūkot visus failus. Pārlūkprogrammas Windows Explorer priekšskatījuma logs nedarbojas lieliski, un tas vienmēr aizņem daudz vietas.
Izmantojot Seer, jūs varat daudz ātrāk pārlūkot failu priekšskatījumu 14. padoms: XYPlorer
Diemžēl pētniekam ir ļoti ierobežotas iespējas efektīvi pārvaldīt vēstules un kvītis. Papildus spraudņiem, piemēram, iepriekšējā padomā, varat arī apskatīt alternatīvas, piemēram, XYPlorer. Izmantojot šo programmu, jums ir iespēja failus ievietot krāsu kategorijā un iezīmēt visus failus (Windows Explorer var iezīmēt tikai noteiktus failu formātus). Varat arī izveidot virtuālas kolekcijas, saglabāt meklēšanas rezultātus, un tas var palīdzēt jums veikt atkārtotus uzdevumus. Šī programma maksā 40 dolārus, kas ir aptuveni 34 eiro. Vēl viena iespēja ir Directory Opus 12, ar kuru jūs varat arī marķēt un kategorizēt pēc krāsas. Directory Opus ir pieejama bezmaksas versija ar ierobežotām funkcijām.
15. padoms: PDF un Word
Jūs varat atvērt skenētus PDF dokumentus ar modernām Word versijām, pēc tam Word automātiski lieto ocr un nekavējoties tos pārvērš par skenētu dokumentu. Rezultāta kvalitāte katram dokumentam ir atšķirīga. Mēs izmantojam Word 2016 ar 2017. gada jūlija atjauninājumiem. Atveriet Word un noklikšķiniet Atveriet citus dokumentus apakšā. klikšķiniet uz Lapas un tagad pārlūkojiet PDF dokumentu, kuru vēlaties konvertēt uz Word failu, un noklikšķiniet uz Atvērt. Parādās ziņojums, ka dokuments tiek pārveidots un ka rezultāti var atšķirties: jo īpaši, ja vēstulē vai kvītī ir daudz attēlu, rezultāts sagādās vilšanos. klikšķiniet uz labi un pagaidiet kādu laiku, līdz pārveidošana būs pabeigta. Tad jūs redzēsiet rezultātu. Ideālā gadījumā jūs saglabājat gan docx failu, gan PDF failu, lai jums vienmēr būtu oriģināls.
16. padoms. Pārvaldiet dokumentus
Ja jūs patiešām vēlaties to uztvert nopietni, digitalizējot kvītis un it īpaši vēstules, varat apskatīt dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS). Tas ļauj sistemātiski saglabāt savus dokumentus, pievienot tiem piezīmes un viegli tos atrast un kārtot. Bezmaksas un labs DMS ir maiju EDMS. Lai to sāktu, jums ir nepieciešams serveris ar Docker. Docker ir pieejams vairākos NAS, taču to var instalēt arī Windows vai MacOS. Lasiet šeit, kā to panākt.
